柳州市重点工程建设项目档案的现状与对策

　　随着城市建设的不断发展，城市建设项目档案真实记录整个城市建设变化的轨迹，它的齐全完整与安全直接关系到城市规划和工程的维护与改造，关系到国计民生。为帮助规范管理好作为城市命脉的第一手资料，柳州市档案局根据《档案法》和重点工程项目档案管理工作的有关规定，从2001年—2011年连续10年与柳州市发改委、市建委组成联合检查组对柳州市重点工程建设项目档案管理情况进行档案行政执法检查。检查汲及到场馆、楼房、道路、桥梁、广场、污水处理、垃圾填埋场等重点工程项目。检查各项目的施工、监理单位，通过逐年的检查，有效的监督和推动了柳州市重点工程建设项目档案工作的发展，使它逐步走上规范化管理的轨道，从最初合格率为30%，到后来合格率为99%。从以下几方面体现 ：

　　1、领导重视，完善档案制度。

　　多数单位领导关心重视档案工作，把档案工作摆在议事日程，做到认识到位、责任到位、管理措施到位，在人、财、物方面积极为档案工作创造条件。经过这些年的检查指导一些档案工作做得好的业主单位（城投、建投、污水治理）在招投标时对重标的项目单位发放一整套完整的档案管理制度，并在与中标的施工监理单位定合同时要求把档案管理工作纳入施工组织设计和监理规划中，从工程一开始就有效监督和指导档案管理工作，各工程项目单位都建立健全了档案管理的各项规章制度，从制度上保障建设工程项目档案的有效管理。

　　2、注重文件收集，规范档案管理

　　施工、监理单位注意建设工程开工前期文件（项目报建、项目决策、审批、设计、招投标）、各种隐蔽工程记录、设计基础文件、施工技术文件、竣工图文件、事故处理文件、质量检验评定文件、监理工作文件各种专项等文件材料收集，施工过程中形成材料合格证、证明书以及监理监督记录等一系列文件材料的收集。工程项目一开始就有专人负责收集工程项目各阶段的档案资料，真正做到工程项目档案“三同步”（工程开工与档案建立同步、工程建设与档案收集同步、工程竣工与档案归档验收同步），做到工程施工到哪里，档案资料便收集到哪里。确保档案资料收集齐全完整、由于工程项目档案文件材料多，收集后及时按规范要求预立卷，有目录查阅，完善查借阅手续，给利用者提供了查找的便利，同时也给档案保管提共安全保障。

　　存在问题：

　　1、档案工作重视不够，档案意识不强，一些单位领导对档案工作管理所需的人、财、物不到位，制度不完善，整个单位的档案管理工作有些混乱。在建设过程中更多注重的是抓质量、进度，因为建设工程的实体成果消耗和占用资源巨大，成果一般都能得到广泛重视，注意力都集中到了实体成果上面，甚至是只关注建设工程的外在观感。对建设工程档案关注甚少，知之甚少。一些人认为，档案只是建设工程竣工后的资料整理，是建设工程的末端，而且非常琐碎，对档案工作表现的是一个敷衍塞责的态度。

　　2、档案管理人员变动频繁，归档整理不规范，由于档案管理人员经常更换，建设部门平时在资料管理方面虽然花费了一定的人力、物力，但由于业务不熟悉，文件材料收集与整理达不到规范要求，造成档案管理的深度不够，整理规范程度低，从现代管理科学的角度来看，重点工程档案的质量也是重点工程质量的重要构成部分。工程档案质量好坏，直接反映工程管理规范程度。

　　3、保管条件差，重点工程档案存在安全隐患，重点工程在施工过程中，文件材料都是存放在施工工地，由于工程工期长，档案保管条件简陋，温湿度大，达不到档案存放的要求，给档案安全带来隐患。

　　建议

　　1、加大宣传力度，增强档案意识。通过档案行政执法检查直接下到工地，进一步宣传《档案法》，《重大建设项目文件归档要求与档案管理规范》，让更多的人了解档案，增强档案意识，使重点建设项目单位的领导和档案人员严格遵守有关规定，管理好重点工程档案，加强确保重点工程项目档案的齐全完整。

　　2、加大档案人员的培训力度，定期举办重点建设工程档案人员培训班，不断提高档案人员的业务水平，加强对档案管理人员的指导，规范档案整理，只有这样才能保证重点建设工程竣工验收与重点工程档案同步验收。

　　3、加大资金投入，确保档案安全。重点建设工程从立项、招投标、勘测、设计、材料配送，到主体和配套施工，到竣工验收后投入使用，这是一个相当长的周期。多数工程项目档案都是在工地，由于受到诸多因素的限制，档案的保管很难达到“三铁八防”的要求，这就要求这些项目单位的领导加大一定量资金的投入购买铁柜、防虫药，尽可能的减少档案安全隐患。确保重点工程项目档案的安全。

　　重点工程档案是功在当代，利在一千秋，做好重点工程档案管理工作，更好的为社会服务。