贵港市港南区档案局“四个到位”做好档案数字化工作

      今年以来，贵港市港南区档案局积极做好档案数字信息化工作，以民生需求为导向，通过采取“四个到位”加强推进馆藏纸质档案数字化扫描工作。截止2016年12月10日，共扫描完成档案158928件共629347幅，累计完成档案222095件共873008幅，提前2年100%完成馆藏纸质档案数字化任务，并圆满通过验收。
      一、人员经费保障到位。近年来共先后争取档案数字化建设经费68万元，为档案工作顺利开展提供了有力的经费保障。同时，明确一名分管领导具体分管，落实专人负责，健全落实各项机制，确保工作顺利推进。
      二、硬件设施配备到位。该局共购置服务器1台、计算机8台、交换机3台、路由器2台、扫描仪2台、一体机式复合机1台、刻录机1台、打印机3台、防磁柜2台、除湿机2台等，以及摄像机、照相机等多种硬件设施，极大方便数据传输与资源共享。
      三、规范管理到位。该局选定有较高资质、技术过硬的外包公司进行合作并签订合同，开展数字化扫描工作，通过与外包公司协商，制定应用系统业务流程、基本功能、数据格式和编码信息标准，坚持实行统一软件、统一代码，强化技术操作规程；对加工场地实行严格管理，24小时监控开放；配有物品柜，相关生活物品入柜，禁止带入工作区间；与技术操作人员签订安全保密协议；对出入库档案建立登记，严格清点核查；并制定《港南区档案馆全文扫描制度》等制度规范上墙，杜绝数字化档案信息失泄密，确保档案信息的安全。
      四、督查指导到位。该局以民生需求为导向，先后把馆藏的婚姻、土地承包、独生子女等民生档案纳入数字化扫描内容，有计划、有步骤、逐步实施全区数字化档案扫描重点；在工作中，该局严把质量和验收关，局领导和业务股同志定期现场检查、督导，经常对扫描文件进行校对，对错扫漏扫的要求重扫补扫，做到及时发现问题及时整改，整改通过后方可验收，确保取得实效。截至目前，共扫描63个单位档案，全文累计扫描完成档案222095件共873008幅、照片123张、音视频及光盘12张。数字化扫描加工完成后调阅的所需时间明显缩短，今年以来，该局共接待查档群众536人，复印档案654份1852页，其中民生档案查询445人，民生利用占查档人数的83%，大大提升了查档的服务效率。